Travailler de chez soi efficacement
Développement personnel

Coronavirus : comment travailler de chez soi efficacement pendant le confinement ?

Travailler de chez soi va devenir de plus en plus fréquent. Il suffit de regarder autour de nous pour se rendre compte que de plus en plus de monde demande à pouvoir le faire et de plus en plus d’entreprises y voient aussi un bénéfice. En ce qui vous concerne vous avez sans doute prévu de gagner du temps pour vos activités personnelles. Cela peut être simplement d’aller faire les courses ou une sortie, d’aller faire du sport ou de profiter de votre famille. Ces objectifs sont certes classiques mais ils vous tiennent à cœur. En outre vous pouvez aussi avoir des projets plus originaux, comme le développement d’un projet personnel par exemple. Peut-être voulez-vous profiter de l’occasion pour montrer à votre hiérarchie votre valeur. Quel qu’il soit, vous avez un objectif et vous avez peur qu’il ne se réalise pas ? Voici 5 conseils pour vous aider à travailler de chez soi efficacement.

Cet article participe à l’événement “Coronavirus : Comment travailler de chez soi efficacement pendant le confinement ?” du blog Blogueur Pro. J’apprécie beaucoup ce blog, et l’un de mes articles préférés (qui porte sur le sujet du télé-travail) est celui-ci.

Travailler de chez soi efficacement

1 – Choisir de travailler de façon asynchrone

Travailler de chez soi efficacement

Travailler de chez soi efficacement
Photo prise par Dzenina Lukac

Asynchrone ? Qu’est-ce que cela veut dire ?

Pendant longtemps, très longtemps, nous n’avons pas eu le choix que de travailler autrement qu’avec des échanges en temps réel. Ainsi la plupart des entreprises fonctionnent encore avec ce modèle synchrone (tout le monde au même endroit, aux mêmes horaires). Ce modèle (déclinant) encourage les réunions, appels téléphoniques et réponses aux e-mails dans la journée (voire plutôt dans l’heure).

Effectivement, la problématique de cette organisation traditionnelle sont les distractions qu’elle occasionne, la perte de productivité et pour certains de motivation. Elle encourage le présentéisme (situation d’un salarié physiquement présent sur son lieu de travail alors que son état mental ne lui permet pas d’être totalement productif) des salariés et non pas l’efficacité.

Travailler de chez soi efficacement

A lire : Comment en finir avec le présentéisme

(source : Welcome to the jungle)

A l’inverse le modèle asynchrone encourage l’autonomie, la flexibilité et la réalisation du travail par tâche. Il n’y a pas besoin de bureau (en entreprise), pas d’horaire et chacun travaille d’où il veut à son rythme.

Ce modèle n’est certes pas fait pour tout le monde mais il offre beaucoup d’avantages.

2 – Simplifier, prioriser

Travailler de chez soi efficacement

Travailler de chez soi efficacement
Photo prise par Plush Design Studio

Simplifier

Pour les tâches les plus importantes, les gros projets :
Décomposez-le en tâches plus simples.

📝 Exemple

Rédiger un article, une analyse, un rapport.
Lorsque le travail à fournir demande beaucoup d’efforts, il paraît décourageant. Cela nous encourage à procrastiner.
Pour éviter ça, il faut rendre la tâche plus digeste. Décomposez-le en plusieurs parties, paragraphes.

Dans votre agenda cela paraîtra moins impressionnant de voir « Écrire le paragraphe numéro trois de l’article X » que de voir « Écrire l’article X ». Sans parler que vous aurez ainsi préparé votre travail et que cela le rendra plus accessible.

Prioriser

Connaissez-vous la méthode des grosses pierres

Travailler de chez soi efficacement

Cette méthode est absolument formidable et permet d’atteindre ses objectifs.
De quoi s’agit-il ?
Dans un bocal (votre journée) l’objectif est de faire rentrer un maximum d’éléments (les tâches).
Ici les éléments sont représentés par des grosses pierres, des moyennes pierres, des petites pierres et enfin du sable à faire rentrer dans le bocal.
Comment ferez-vous pour tout faire rentrer ?
Si vous commencez par le sable, il y a peu de chances que cela marche…
Quelle est la solution ?

1. Les grosses pierres

Ce sont vos objectifs prioritaires, les plus importants à faire dans la semaine.

2. Les moyennes pierres

Ce sont vos objectifs secondaires ils sont aussi importants,mais moins que les premiers.

Pour ce type d’objectif vous pouvez les décomposer en deux catégories :

  • Les moyennes pierres
  • Les petites pierres

3. Les petites pierres et le sable

Les petites pierres représentent par exemple ce que vous aimeriez faire si vous en avez le temps.

4. Pour terminer, vient le sable

Ce sont ces petites tâches quotidiennes comme répondre aux mails et passer des appels téléphoniques. C’est en quelque sorte la partie « relationnelle ».
En bref pour être plus productif (et ainsi ne pas perdre votre précieux temps) il faut avoir une stratégie, c’est-à-dire un système de productivité.
Cela vous permettra de gagner un temps considérable.

Vidéo : LA MÉTHODE DES GROSSES PIERRES (2:52 minutes)

Pour aller plus loin (du site Welcome to the jungle) :

Productivité 6 astuces pour mieux gérer ses mails.

3 – Éviter les distractions et les interruptions

Travailler de chez soi efficacement

Travailler de chez soi efficacement
Photo prise par Craig Adderley

Avez-vous déjà vécu la situation suivante ?
–> Sur une heure :
– 3 appels de 2 minutes
– 5 SMS + 3 messages Skype
Oui ?

Et bien sur une heure, vous n’avez pu être productif que 37 minutes…
J’ai découvert cela en lisant « Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études » d’Olivier Roland (entrepreneur à succès). En écoutant ses conseils, j’ai gagné au total deux heures par jour…

Les distractions et les interruptions tuent la productivité. Pourquoi ça ? Tout simplement parce qu’il faut à votre cerveau 64 secondes (Source: Le Monde) pour reprendre le fil de vos pensées et être de nouveau productif sur cette tâche.

Des études montrent que les interruptions au travail nuisent à la productivité, à la concentration et au bien-être.
Pour être plus productif mais aussi plus serein, bannissez autant que possible les interruptions. Soyez maîtres(ses) de vos outils de communication. Pour les indépendants, n’hésitez pas à consulter votre boîtes mail seulement deux fois par jour (le midi et le soir) et coupez votre téléphone portable.

Enfin hiérarchisez vos moyens de communication. Découvrez ce que je préconise dans mon article « 4 conseils pour un télétravail heureux et efficace ».

Pour aller plus loin :

Usine nouvelle « Paroles de chercheurs : les effets des interruptions au travail ».

4 – Utilisez la loi de Pareto

Travailler de chez soi efficacement

Travailler de chez soi efficacement
Photo by Austin Distel on Unsplash

Vilfredo Pareto était un économiste Italien. Il s’est aperçu que 80 % de la richesse du monde était détenue par 20 % des personnes. De façon générale, 80 % de nos résultats proviennent de 20 % de nos actions. Peut-être le connaissez-vous sous un autre nom, comme la loi du 80/20, le principe de Pareto ou encore principe du 80/20.

Quelques exemples 📝

  • 80% des ventes sont réalisées par 20% des produits,
  • 80% du chiffre d’affaire est réalisé par 20% des clients,
  • 80% des problèmes sont générés par 20% des clients (et souvent ce ne sont pas ceux qui achètent le plus !)

Concrètement : comment utiliser ce principe ?

Si 80 % de nos résultats proviennent de 20 % de nos actions, il faut lister toutes les activités que vous faites.
Ensuite, dites-vous que 80 % de ces activités ne vous apportent pas grand-chose, voire rien du tout…En ciblant les maillons faibles, vous pourrez vous concentrer sur ce qui est véritablement important et mener les actions adéquates. Cela vous permettra aussi de revoir votre stratégie pour atteindre vos objectifs de ventes sur les bons clients…

Réalisez qu’une majorité de vos problèmes sont créés par une minorité de gens…et virez-les (oups… Je voulais dire : remerciez-les !).

Travailler de chez soi efficacement

5 – Utilisez le bon outil

Travailler de chez soi efficacement

Travailler de chez soi efficacement
   Photo by Austin Distel on Unsplash

Un bon outil doit vous faire gagner du temps.

Comme vous l’avez vu, les interruptions dans notre travail peuvent nous faire perdre beaucoup de temps.

Pour éviter d’avoir à donner ou recevoir des appels téléphoniques, des e-mails, des SMS, messages Whatsapp et tutti quanti, il faut un bon outil qui vous permette de savoir où vous en êtes. Cela évitera aussi les réunions pour savoir qui a fait quoi, comme il est encore d’usage dans beaucoup d’entreprises ou services.

Un bon manager devrait intégrer ce genre d’outil dans sa gestion d’équipe. Cela permet à chacun de travailler à son rythme et d’instaurer un climat de confiance. En outre, le travail fonctionnant par tâche, peu importe où sont les collaborateurs et l’heure qu’il est.

ASANA, est clairement ce genre d’outil. Il est MAGIQUE.
Voici son fonctionnement. Il est puissant, simple ET pratique.

Son utilisation est gratuite jusqu’à 15 personnes. Avouez qu’il a tout pour plaire !
Comment cela fonctionne-t-il ?
On peut avoir plusieurs projets en cours, avec une décomposition par tâche. Il permet de déléguer les tâches à plusieurs personnes avec des dates butoirs.
Il permet aussi de créer des tâches récurrentes ! Je vous le disais, c’est magique.
Oubliez le temps où vous assigniez une tâche à quelqu’un (ou à vous-même) et qu’elle oubliait de le faire, et vous de vérifier qu’elle l’avait faite… Résultat : cette tâche n’était pas faite…Avec les conséquences pour vous ou votre équipe.

Tableau de bord d’ASANA

Travailler de chez soi efficacement

Avec ASANA vous n’avez plus besoin de vous rappeler vous-même de ce qu’il y a à faire et vos collaborateurs non plus ! Je trouve cela extraordinaire. Adieu la charge mentale !
Une fois que vous avez fini votre travail à faire vous cliquez sur « fait » et la tâche disparaît du tableau « à faire ».
On peut se créer des tâches à soi-même et les autres peuvent venir en rajouter.
On peut voir d’un seul coup d’oeil les tâches en cours et ce qu’il reste à faire (ou pas). C’est tellement plus clair et agréable que l’envoi et la réception d’e-mails à longueur de journée.

Cet outil est ultra simple et gratuit ! Que demander de plus ? Il n’y a aucune raison de ne pas l’utiliser.
Si l’on doit résumer ASANA, je dirais que c’est la version 2.0 des e-mails. C’est beaucoup plus pratique pour gérer le travail en équipe.

Ce qu’il faut retenir

Travailler de chez soi efficacement

Travailler de chez soi efficacement
Photo prise par Ann H

Travailler de chez soi efficacement n’est pas simplement travailler comme vous le feriez en entreprise. C’est une question d’état d’esprit général qui implique de revoir votre façon de travailler, votre discipline et de revoir vos priorités. Si vous n’arrivez pas à avoir plus de temps pour vous ou vos projets vous devez faire le point sur votre façon de travailler : où perdez-vous du temps ?Quelles sont les choses ou personnes les plus chronophages ? Communiquez avec votre équipe sur votre fonctionnement et si besoin proposez des idées (comme le bon outil par exemple). Rendez votre travail aux dates demandées et montrez que l’on peut vous faire confiance. Si ce n’est pas le cas, il vous suffira d’appliquer les conseils ci-dessus pour prouver que vous êtes efficace. Il vous sera ainsi plus facile de profiter de votre temps libre.

Mylène

Partager l'article :
  •  
  •  
  •  
  •  

9 commentaires

  • Magali

    Coucou Mylène, merci pour cet article, je recommence à travailler lundi en télétravail, donc j’avais bien besoin d’une piqure de rappel. Je crois que pour moi le télétravail ou le travail à la maison pour les indépendants, c’est d’abord dans la tête, un état d’esprit. C’est se fixer des horaires de travail, comme tu le dis, et être focus durant cet espace temps, pour profiter des autres espaces temps ! J’utilise Trello, c’est très bien aussi mais je ne l’utilise pas avec une équipe donc je ne sais pas lequel des deux est le plus intéressant. Une question de feeling avec l’ergonomie sans doute ! 🙂

    • Mylène Legrand

      Bonjour Magali,
      Merci pour ton commentaire 🙂. Oui, il faut se fixer des plages de travail et savoir fermer la porte quand c’est terminé, c’est très important pour la santé mentale (sinon gare à l’épuisement). Je t’avoue ne pas utiliser TRELLO. J’en ai souvent entendu parler comme d’un très bon outil. Après comme tu le dis si bien, c’est aussi une question de feeling 🙂. Bonne journée à toi.

  • Carole

    Bonjour Mylène,

    D’accord à 100%, il est nécessaire d’aborder le travail à la maison de façon totalement détachée de ce qu’on connaît au bureau. Et nombre de télétravailleurs contraints en ce moment risques de ressortir du confinement avec une mauvaise expérience de ce qui pourrait pourtant bien faire partie de l’avenir.
    Et oui j’ai pas mal de retour de personnes confinées et en télétravail qui se tapent (excuses l’expression mais c’est vraiment ça) des journées de réunions en visio (déjà merci le mal de tête) et qui au final ne travaillent pas réellement. Ajoute à cela le fait qu’il y ait un ou deux bambins qui tournent autour, bonjour la frustration, la colère et qui est-ce qui trinque ? La famille.
    Avec l’asynchronicité on résout déjà pas mal de problème. Encore faut-il remettre en question ce qui à mon avis est LA source n°1 du problème : la subordination.
    Bref, je pourrai en parler des heures durant… (euh oui quand je parle pas d’hormones je fais de la QVT auprès des entreprises…enfin j’essaie ah ah )

    • Mylène Legrand

      Bonjour Carole,
      Comme je te rejoins sur le problème de subordination !!
      C’est une des raisons (parmi quelques autres) qui me pousse FORTEMENT à vouloir créer ma propre entreprise.
      Je garderais pour moi ce que m’inspire le monde comme dirait l’autre.
      Bien sûr il y a eut des exceptions (et celles et ceux que j’ai rencontré qui ne fliquaient pas connaissais des problèmes avec la Direction…),
      mais dans ma vie de salariée j’ai beaucoup bougé et j’en ai rencontré plusieurs types.
      Et tu vois aujourd’hui je souhaite être indépendante… Je pense que cela en dit long.
      Mais c’est MON expérience et cela n’engage que moi bien évidemment. Et puis cela dépend du caractère de chacun.

      Concernant le terme QVT j’ai dû faire des recherches pour comprendre les initiales, je ne connaissais ni l’acronyme ni la la situation (MDR !)
      Non là aussi il y a eu quelques exceptions quand même! Humour !

      Je souhaite aux salariés plus de liberté dans leur travail et plus de bien être car aujourd’hui je vois qu’il y a un gros problème de ce coté là.
      Et aussi moins de surcharge en général. Car pour ma part les équipes étaient quasiment toujours sous-dimensionnées.

      Au bout d’un certains temps ça craque forcément… Tu as beau être efficace ça casse …
      Et avec le télétravail, attention aux limites à ne pas dépasser.

      Plusieurs proches me faisaient part du problème de flexibilité, ils n’arrivent plus à être “totalement” déconnectés du travail.
      Cela peut avoir des conséquences graves sur la santé et sur la vie de famille.

      Bien sûr tout le monde n’est pas dans ce cas. Je ne dis pas que c’est partout pareil et je ne souhaite pas mettre les
      entreprises vertueuses dans le même panier. Simplement il faut que chacun s’y retrouve.

      Bref, je m’égare…

      Merci pour ton commentaire Carole et au plaisir de te lire sur ton blog !

  • Gazelle

    Bonjour Mylène,
    Encore un excellent article! Vraiment très clair et détaillé. J’adore.

    De mon côté, pour le côté travail en équipe, j’utilise actuellement Bascamp. Peut-être pas aussi précis que Asana, mais pas mal du tout.
    Je testerai Asana dès que je le peux, promis 😉

    Je te souhaite un excellent week-end de Pâques 😘

    • Mylène Legrand

      Merci Gazelle pour ton commentaire.
      Je t’avoue que c’est grâce au télétravail que j’ai appris à me structurer et le fait de couper volontairement les distractions me fait gagner un temps considérable.
      Oui, ASANA c’est bien. Je travaille avec lui depuis peu mais j’en suis contente (et franchement gratuit jusqu’à 15 personnes ! ).

      Bon week-end de Pâques à toi aussi (je vais bien profiter ça c’est promis 😉!)

      A très bientôt

  • Florian

    Salut Mylène !
    Merci beaucoup pour cet article très enrichissant !
    Supprimer les tâches les moins importants et avaler le crapaud dès le matin = l’autoroute du succès 🙂
    Bonne journée à toi
    Florian

    • Mylène Legrand

      Salut Florian !
      Merci pour ton retour ! Je ne connaissais pas cette image du crapaud, c’est sympa (heu…quoique🙂)
      Très bonne journée à toi.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Marre de passer votre vie à ranger et nettoyer ? Recevez gratuitement mon guide 🙂

%d blogueurs aiment cette page :